Irritante e-mailzondes

Webwereld heeft een aantal e-mailirritaties op een rij gezet:
Zonde 1:
“Verstuurd vanaf m’n iPhone” “Verzonden vanaf m’n Blackberry” Toen smartphones net uit waren
vond iedereen het natuurlijk geweldig om aan de wereld kenbaar te maken dat je vanaf je dure,
hippe apparaat ook e-mailtjes kan sturen. Stoer hoor. Tegenwoordig is het hebben van een
smartphone niet meer zo heel bijzonder, toch laat de gemiddelde gebruiker deze standaard
handtekening aan staan. Ja, we weten inmiddels wel dat je een iPhone hebt, ja, we weten dat je er
nog steeds erg blij mee bent, maar als je jarenlang aan het mailen bent met vrienden, familie en
collega’s, weten zij na het duizendste mailtje ook maar al te goed dat je een smartphone hebt, zet
deze handtekening gerust uit.
Zonde 2:
“Heb je het mailtje al ontvangen? En nu? Ik wacht al een uur, Weet je wat? Ik bel je wel even.”
Sommige mensen denken dat e-mail is bedoeld voor snelle communicatie. Dat was misschien in het
begin wel zo, maar tegenwoordig wordt e-mail gezien als een iets snellere versie van snailmail. Als
je echt snel wilt communiceren, doe dat dan via chat-apps en sociale netwerken.
Zonde 3:
Gebruik de “allen beantwoorden”-optie spaarzaam. Ook hardop collectief nadenken leent zich prima
voor diverse communicatiemogelijkheden als Slack, Hipchat of een van de vele andere platforms,
maar minder voor e-mail. Denk erover na hoe je vragen, ideeën en overpeinzingen kunt combineren
in één bericht zonder een soort stream-of-consciousness-mailketen aan te gaan.
Zonde 4:
Een van de nadelen van e-mail is dat je geen non-verbale tekens ziet waarmee ontvangers de
bedoeling van de boodschap beter begrijpen. Harvard Business Review ging vorig jaar in op dit
issue en op de onvermijdelijke compensatie die vervolgens optreedt in de vorm van smileys. Een
knipoog om te laten merken dat je het niet zo serieus bedoelt of een glimlach om te benadrukken
dat je een grap maakt – meer dan een kwart van de ontvangers vindt het ergerlijk.
Harvard Business Review raadt daarom aan om in zakelijke communicatie gewoon taal te gebruiken
om de ontvanger te kneden naar de boodschap. Pak een stukje kritiek in met een compliment, of
wees duidelijk over je bedoeling met een verklarende tussenzin, in plaats van de emoji die een kwart
van de ontvangers in het verkeerde keelgat kan schieten.