Laat Word je documenten goed controleren

Voordat je een Word-document naar een extern contact stuurt, controleer je natuurlijk goed of er geen rare dingen in staan. Maar soms blijft er toch verborgen informatie achter in het bestand, die de ontvanger dan terug kan halen , de zogenoemde metagegevens. Bovendien kan een slim persoon de geschiedenis van jouw document achterhalen. Het is voor iemand met de juiste kennis mogelijk om bijvoorbeeld oude versies en opmerkingen terug te halen. Op die manier kan de ontvanger achter informatie komen die je liever voor jezelf had gehouden. Het is daarom verstandig om maatregelen te nemen voordat je een Word-bestand verstuurt naar een externe partij.
Je kunt dit op twee manieren aanpakken. Ten eerste kun je een pdf-bestand maken van je document. Daarmee is de geschiedenis in één keer gewist. Er zijn verschillende programma’s waarmee je Word-documenten omzet naar pdf. Een van de bekendste is de Cutepdf writer. Een andere manier om je sporen uit te wissen is een grondige controle in Word. Om de controle uit te voeren klik je op de Startknop en kiest in het menu ‘Voorbereiden’ voor de functie ‘Document controleren’. Nu wordt gevoelige informatie gewist. Hierna kun je het bestand met een gerust hart verzenden. Het gratis CutepdfWriter is hier te halen: http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp